התייעלות ועסקים הולכים ביחד מאז ומתמיד. במרכז מאמצי התייעלות כאלה, עומד פעמים רבות אתגר ניהול הזמן. לאתגר זה ונוספים ישנו כיוון פתרון מעניין ופופולארי – עוזרת אישית וירטואלית. מה זה אומר? כיצד עובדים עם עוזרת כזו? ובאילו אופנים היא עשויה לתרום לעסק שלכם? לפניכם הסבר תמציתי של הרעיון ושל תועלותיו.
להרחיב את המשרד באופן חכם
ניהול המשימות הרבות שיש לבצע הוא אתגר משמעותי בעסקים בכלל ובהנהלות בוודאי. מצב נפוץ ביותר, הוא שעומס המטלות השוטפות, אינו משאיר די זמן עבור קידום העסק לכיוונים חדשים, חשיבה אסטרטגית, ניסוי יוזמות שונות וכדומה. לכך נוסף האתגר של הפתעות בלתי מתוכננות ושינויים בתוכניות, אשר מתרחשים תמיד במוקדם או במאוחר. באמצעות שכירת שירותי מזכירה וירטואלית מרחוק, ניתן לתת לכך מענה גמיש ויעיל במיוחד. המזכירה לוקחת על עצמה משימות שוטפות שונות שיש לעשות בעסק על פי בחירתכם. היא תשתלב בפעילות העסק באופן טבעי, בדומה לעובדת שנמצאת במשרד סמוך, עם אותם אמצעי תקשורת מולה. אם זה אימיילים או טלפונית. עיקר תפקידה, יהיה טיפול במשימות שוטפות. כך תוכלו "להרחיב את המשרד" שלכם באופן גמיש ולפי הצורך ולטפל באופן יעיל יותר, באתגר ניהול הזמן.
תקשורת עם ספקים ולקוחות
דוגמה בולטת למה שמזכירה עושה באופן עבודה זה הוא לתקשר עם גורמי חוץ שונים, כולל לקוחות העסק. המזכירה תוכל לתת מענה טלפוני מיידי ומקצועי לשיחות נכנסות, לבצע שיחות יוצאות יזומות ומשלוח הודעות ועוד. הכול באמצעות מספר ייעודי, אשר יוקצה עבור העסק. הגורמים מולם המזכירה תתקשר, לא צריכים לדעת שמדובר בשירות יוצא דופן. מבחינתם, היא חלק מהעסק שלכם ואכן, כל ההתנהלות מולה אמורה להיות פשוטה, בדומה להתנהלות מול עובד פנימי רגיל.
הוצאת חשבוניות
המנהלות בהן המזכירה תשתלב, יכולות להיות גם ברמה בסיסית של הנהלת חשבונות. למשל הוצאת חשבוניות. אלה פעילויות שהן מחד חשובות מאוד ומחייבות תשומת לב לפרטים. מאידך, הן חוזרות על עצמן ויש כאן מקום רב להתייעלות ופישוט הדברים עבורכם. כאמור, שירותי מזכירה וירטואלית נותנים לאתגר זה (ונוספים) מענה.
תיאום פגישות
עוד פעילות נפוצה מאוד, היא לתאם פגישות שונות מול לקוחות וספקים. מזכירה וירטואלית, בדומה למזכירה רגילה במשרד בתוך העסק, תטפל גם בכך. מי שמכירים את עולם המזכירות, יודעים עד כמה מזכירה מקצועית ויעילה יכולה לתרום ולקדם את העסק. זה מתחיל בדברים פשוטים לכאורה, כגון תיאום פגישות.
השלכות עסקיות
לא בכדי עסקים רבים בישראל פונים לשירותי מיקור חוץ. לשכירת שירות מסוג זה, כמה וכמה השלכות עסקיות משמעותיות שחשוב להכיר ולהבין:
- גמישות – היקף העסקתה תלוי בכם ולכן הוא מספק לכם גמישות יוצאת מהכלל. זהו היבט חשוב מאוד, אשר מוכר בעולם העסקים בכלל בהקשר של "מיקור חוץ". ואכן, מזכירה אישית וירטואלית, היא מעין סוג של שירות מיקור חוץ. בעזרת שירות זה, תוכלו לתת מענה לדרישות משתנות ככל שיש לכם, בין אם אתם עסק בצמיחה, עסק שחווה שינויים עונתיים ועוד.
- מקצועיות – נותני השירות מתמחים בכך, דבר אשר מבטיח מענה איכותי לכל הפעולות שהמזכירה תבצע.
- שכירה במקום העסקה – מודל ההעסקה הוא של שכירת שירות ולא העסקת עובדת בתוך העסק וגם להיבט זה יש יתרונות שונים.
- פינוי משאבים – בעקבות שכירת שירות כזה, תמצאו שהתפנה לכם זמן וגם צמצמתם כוח אדם פנימי ועלויות שונות. אלה משאבים יקרי ערך, אשר יהיו זמינים כעת להשקעה מחדש בעסק, לאיזו מטרה שתרצו.
לסיכום
כפי שראיתם, שירות מיוחד זה הוא גם מעשי, גם יעיל וגם בעל תועלות פוטנציאליות ניכרות. לכן, כדאי להכיר אותו, לפחות בתור אופציה אשר עשויה להיות מתאימה עבורכם בהמשך.
